Lagra verifikation
"

Handbok SystemQ affärssystem

Lagra verifikation

Ovasätt om man registrerar en verifikation manuellt eller om verifiaktion skapas av en journal används samma program för att lagra verifikationen.

Vid manuell verifikation sker kontokontroll vid själva registreringen, vid bokföring av journaler sker kontrollen när verifikationen skrivs ut innan lagring.

Metoden är konstruerad för kunna klara av avbrott vid lagringen utan att data går till spillo. Felkällor kan vara strömavbott, fullt skivminne så att infon inte får plats eller att indatan är fel, t.ex. att konto saknas eller felaktigt datum

Exempel på bokföring journal

Vid utskrift av journaler lagras underlag för bokföring i en tabell som efter lyckad lagring tas bort. Det innebär att om rutinen blir avbruten kommer man att kunna köra den en gång till.

  • Bokföringsunderlag i tabellen B-UNDERLAG läses in, sorterade på datum, kostnadsställe, kostnadsbärare och konto

    Kostnadsbärare kan anges i avvikelseregistreringen

  • Sammanställs till en verifikation
    • Summering sker till en tabell med en rad per bokföringsunderlag
    • Konteringstexten blir LÖN plus utbetalningsdatum
    • Om det blir fler än 300/1000 konteringsrader delas verifikationen upp på flera
  • Kontroll sker att verifikationen är balanserad
    • Om det är en diff läggs det till en extra rad men konto för öresutjämning
    • Raden får då text BALANSERING
    • Nästkommande verifikation som avslutar bokföringen skall då automatisk få en balanseringsrad som motkonterar denna rad
  • Preliminärt verifikationsnummer hämtas
  • Verifikationen skrivs ut

    I detta stadium är det minsta risken för fel, vi skriver ut en verifikation innan lagringen så att det finns ett pappersunderag vad som skall bokföras.

    • Kontroll att alla konton finns i kontoplanen görs, saknas konto skrivs detta ut på verifikationen
    • Verifikationens tabeller lagras i en fil som kan hämtas upp i "Registrera verifikation" under fliken "Senaste Verif" om test av konton fallerar och verifikationen måsta lagra manuellt
  • Verifikationen lagras om:
    • om alla konton finns
    • Test är inte påslagen
    • Verifikationen lagras
      • Verifikationsnummer hämtas för räkenskapsår
      • Alla konteringsrader lagras
      • Sker avbrott i detta läge uppstår saldofel på konto som redovisas i huvudboken
      • Konteringarna summeras på kontonas månadsbelopp
  • B-UNDERLAG tas nu bort