"

Handbok SystemQ affärssystem

Registrering av verifikationer

Här registrerar du nya verifikationer eller tittar på gamla. I gamla verifikationer kan du ändra kostnadsställe, kostnadsbärare och konteringstext. En verifikation kan innehålla max 300-1000 rader.
  1. Val av nya eller gamla versionen av programmet
  2. Registrera ny verifikation i konteringsark
  3. Registrera ny verifikation i classic styles
  4. Jobba med konteringsmallar
  5. Visa befintliga verifikationer, bläddra med pilar, rätta
  6. Visa kontoplan välja konto
  7. Visa kotnadsställen
  8. Visa kotnadsbärarare
  9. Hämta verifikation vid misslyckad lagring
  10. Summera verifikation per konto

Val av nya eller gamla versionen av programmet

Både gamla och nya versionen av registrera verifikation finns tillgänglig

Du ställer in vilken version som skall användas i programmet i topmenyn under Inställningar.

Du måste starta om SystemQ för att inställningen skall gälla

Förinställd version är den nya.

Registrera ny verifikation i konteringsark

Hur man arbetar registreringsark se: Registrering i dialogrutor som har layout som kalkylark

Under menyvalet Inställningar finner du tre val som styr viss automation när du registrerar. Du kan välja om du vill att verifikationen automatiskt skrivs ut när den lagras och om du vill kopiera kostnadsställe och bärare på alla rader i verifikationen.

Verifikationsnummer Om du vill titta på en befintlig verifikation anger du detta annars lämnar du fältet tomt för ny verifiaktion.
Verifikationsdatum Angen datum för verifikationen

Datumtest sker

Datumet lagras för att komma upp till nästa, verifikation, leverantörsfaktura eller inbetalning.

Du kan även välja bort om du inte vill få varningen att det inte är innevarande period

Välja mall Om det finns konteringsmallar kan du nu välja en sådan för att underlätta och snabba upp din registrering

Det kan även vara bra för att bygga in kunskap i systemet hur vissa transaktioner skall konteras

Konto
  • Ange ett kontonummer
  • Sök efter konto genom fritextsökning
  • Välj ett konto i Konto-fliken
Kostnadställe Kostnadsbärare Kostnadställe och kostnadsbärare aktiveras i SystemQ-Arkiv-Egenskaper-Företagsekonomi

Man kan även aktivera kostnadställe och kostnads bärare i Konto registrera:

  • Har du på kontot angett OBLI i fältet krävs att kostnadställe skall anges för att verifikationen skall kunna lagras.
  • Har du på kontot angett VALF i fältet kommer cursor att placeras i kostnadsställenummer-fältet.
  • Har du på kontot angett ALDR i fältet kommer fältet ställas i ett icke registerbart läge

Du kan välja dessa från respektive flik

Debet och Kredit Ange belopp som skall konteras, Du kan även ange beloppet som en beräkning t.ex 1000*0.8/2 = halva momsen på 1000 kr.

Anger du en nolla i debet får du en fråga om raden skall tas bort

Anger du varken debet eller kreditbelopp och inget belopp finns att kontera frå du fråga om raden skall tas bort

Lämnar du beloppen tomt och det finns belopp kvar att kontera kommer detta att läggas i rätt kolumn.

Konteringstext Det underlättar vid analys om du anger en konteringstext.

Konteringstexten kan kopieras från föregående rad genom att ange ett minustecken

Vill att texten alltid skall kopieras ställer du in detta i topmeny-Inställningar

Textrad på verifikation Längst ner finns en textrad där det får plats 256 tecken

Texten skrivs ut längst ner på verifikationen

Vid utskrift av journaler med verifikation lagras journalens rubrik i detta fält

Höger-klick-meny
  • Uppdatera, skriver om verifikationens innehåll
  • Spara som mall, tar aktuell verifikation och spara den sm mall
  • Ta bort mall
  • Minus 12 %, tar bort 12% moms från pågående rad
  • Minus 25 %, tar bort 25% moms från pågående rad
Spara

Spara med utskrift

När verifikationen är balanserad tänds sparaknapparna. Du kan välja mella att bara spara eller spara och skriva ut.

Det är nu som verifikationen får ett verifikationsnummer

Registrera ny verifikation i classic styles

Finns för att underlätta övergång till nya versionen

Jobba med konteringsmallar

Namn och nummer Mallarna numreras automatiskt.

Mallens namn hämtas från texten på första raden.

Gå in på en befintlig verifikation som du vill använda som mall

Höger klicka och välj Spara som mall

Välj denna flik för att göra kompletteringar

Om mallens nummer är ett kontonummer kommer den att kunna användas när man registrerar en leverantörsfaktura

Konton Komplettera med fler konton eller ändra befintliga
Konteringstext Du kan ange olika texter på raderna.

Du kan även lägga in verifikationens månad och dag i texten genom att skriva MMDD

Action DEBET KREDIT Om det inte står i konflikt med andra funktioner places markören i DEBET eller KREDIT om detta står i ACTION
Action Beräkning från belopp på andra rader I beräkningar anges raderna som nummer och kolumner som bokstäver. Det är rader och kolumner i verifikations som avses.

T.ex:

KREDIT ='1E' placerar debetbeloppet på rad 1 i kredit på denna rad DEBET ='1E'*0,2426 Tar debetbeloppet på rad 1 och multiplicerar det med 0,2426 MINUS 12% tar beloppet och minskar med 12 % påslag MINUS 25% tar beloppet och minskar med 25 % påslag

Var observant när du använder beräkningar och tar bort rader, vilket vid mallar bör undvikas

Action Info Övriga actiontexter vias längst ner i statusraden som information

Exempel på konteringsmall som används i registrerar en leverantörsfaktura

Visa befintliga verifikationer, bläddra med pilar

Visa befintlig verifikation
  • Ange verifikationsnummer
  • Bläddra med gröna pilarna
  • Välj verifikation i Sök kontering
Skriv befintlig verifikation Skriv ut från SystemQ-Arkiv-Skriv ut-Utskrift verifikation eller tryck på skrivare i snabbvalsmenyn

Visa kostnadsställen

Visar en lista över kostnadsställen som du kan välja ifrån

Visa kostnadsbärarare

Visar en lista över kostnadsbärare som du kan välja ifrån

Visa befintliga verifikationer, bläddra med pilar,rätta

Om du vill titta på en gammal verifikation anger du verifikationsnumret. Då kommer verifikationen upp i listan. Du kan då ändra på kostnadsställe, kostnadsbärare och konteringstext, resterande uppgifter är låsta.

Du kan bläddra fram och tillbaka bland verifikationer med de gröna pilarna uppe till höger. Första gången du trycker på vänsterpilen kommer senaste verifikationen upp.

Om du vill korrigera en verifikation använder du funktionen Rätta verifikation som ligger under menyvalet Ekonomi-Löpande bokföring-Rätta verifikation.

Utskrift verifikation

Under menyvalet Arkiv-Skriv ut-Utskrift verifikation kan du skriva ut den verifikation du arbetar med. Du måste ha angivit ett verifikationsnummer i detta program innan du går in i utskriftsprogrammet.

Det finns även en skrivarsymbol i snabbvalsmeny för utskrift av verifikation

Hämta verifikation vid misslyckad lagring

När en journal skall skrivas ut och bokföras händer det att kontonummer saknas eller att verifikationen inte kan lagras av något annan orsak.

SystemQ lagrar de sista 99 verifikationerna så att man kan hämta upp dem och lagra om dom när t.ex. konto saknas. Under fliken "SenasteVerif" kan man hämta dessa genom att förs välja en verifikation och sedan dubbelklicka på nedre fönstret.

Att tänka på innan du kan spara en verifikation:

1. Debet och kredit lika stora.
2. Debet och kredit skilda från noll.
3. Kontonummer på varje rad finns i kontoplanen.
4. Datum yngre än som angivits i fasta värden för räkenskapsår.
5. Om datum är äldre än äldsta tillåtna ändras datumet till äldst tillåtna datum.

Felas någon av testerna sparas inte verifikationen. Du kan under registreringen gå in i t ex Kontoplan för att registrera ett nytt konto om det skulle behövas.

För att lagra en verifikation som tidigare ej lagrats skall du:

  • Lägg upp konton som saknas
  • Gå in i registrera verifikation
  • Välj filken SenasteVerif
  • Välj verifikation från den övre listan
  • Klicka på den undre listan.
    • Programmet återvänder till fliken Verifikation
    • Verifikatioen visas upp
    • Du kontrollerar att alla konton finns och att det inte står KONTO SAKNAS på någon rad
    • Spara verifikationen

Summera verifikation per konto

Summerar ihop verifiaktionen per konto. Skall endast göras på lagrade verifikationer